Kế toán là một chức vụ không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp, đối các doanh nghiệp có quy mô lớn thì phòng kế toán sẽ đảm nhận nhiều lĩnh vực khác nhau như: tổng hợp, thu ngân, thanh toán, kê khai,….Trong đó, kế toán thanh toán là vị trí nhân sự thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ thu, chi bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản khi có nhu cầu thanh toán trong công ty. Vậy công việc của kế toán thanh toán cần làm những gì, bài viết dưới đây của MVA Quảng Ninh sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu những công việc đó.
I. Thực hiện công tác quản lý thanh toán và theo dõi các khoản thu trong doanh nghiệp
Kế toán thanh toán thực hiện công việc về các khoản thu trong nội bộ doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với bên ngoài, như:
- Theo dõi và thu tiền góp vốn của các cổ đông, thành viên góp vốn của công ty, thu tiền của khách hàng, thu hồi công nợ của doanh nghiệp.
- Thực hiện việc quản lý nghiệp vụ kế toán với các chứng từ liên quan đến thu và chi trong doanh nghiệp.
- Theo dõi các khoản tiền thanh toán qua ngân hàng của khách hàng.
- Cập nhật thường xuyên các thông tin tiền gửi ngân hàng.
- Theo dõi và đốc thúc thu hồi các khoản công nợ của khách hàng, của cổ đông công ty, thành viên góp vốn của công ty, nhân viên công ty,…
II. Kế toán thanh toán kiểm soát quy trình của kế toán, thực hiện các nghiệp vụ liên quan tới khoản thu của doanh nghiệp
Ngoài ra kế toán thanh toán còn kiểm soát quy trình kế toán và thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến các khoản thu khác của doanh nghiệp cụ thể dưới đây.
2.1 Đối với trường hợp thanh toán tiền thông qua ngân hàng
Khi khách hàng sử dụng dịch vụ hoặc mua hàng hoá, trang thiết bị, máy móc,..của doanh nghiệp và thanh toán qua ngân hàng, ngân hàng sẽ có giấy báo có về cho doanh nghiệp. Khi nhận được giấy báo của ngân hàng, kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào đó để ghi vào sổ đồng thời tổng hợp các khoản phải thu của khách hàng đúng quy định pháp luật kế toán
Kế toán thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thu tiền qua ngân hàng gồm:
- Rút tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng (hồ sơ kèm theo: phiếu chi tiền, giấy báo Có, giấy nộp tiền vào tài khoản, bảng kê giao dịch ngân hàng);
- Thu tiền hoàn ứng của nhân viên công ty, nhân viên nộp vào tài khoản ngân hàng; Thu tiền ứng trước của khách hàng bằng giao dịch chuyển khoản (hồ sơ kèm theo: phiếu hoàn ứng, giấy báo Có);
- Bán thành phẩm, hàng hóa chịu thuế GTGT, khách hàng chuyển tiền ngay (Hồ sơ kèm theo: Hợp đồng/đơn hàng, hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, Chứng từ giao nhận, Giấy báo có);
- Thu hồi công nợ phải thu các khách hàng bằng hình thức chuyển khoản (hồ sơ kèm theo: Giấy báo Có, Biên bản đối chiếu công nợ )
2.2. Các công việc khác mà kế toán thanh toán có thể xử lý
- Nhận thông báo thu tiền: Dựa trên giấy báo Có từ ngân hàng, kế toán thanh toán thực hiện việc hạch toán các khoản thu tiền vào sổ sách kế toán.
- Hạch toán thu tiền gửi ngân hàng: Ghi nhận các nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng vào sổ sách kế toán.
- Đối chiếu và kiểm tra: Định kỳ (hàng ngày, hàng tuần hoặc cuối tháng), tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ tiền gửi ngân hàng và sổ phụ ngân hàng (sao kê tài khoản chi tiết) theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
2.3. Đối với trường hợp thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt
Khi khách hàng sử dụng các dịch vụ của doanh nghiệp, hoặc mua hàng hoá, trang thiết bị, máy móc,..và thanh toán trực tiếp cho doanh nghiệp bằng tiền mặt thì kế toán thanh toán sẽ lập phiếu thu giao cho khách hàng, trên phiếu thu ghi đầy đủ, đúng thông tin của khách hàng sau đó nộp cho thủ quỹ. Khi đã nhận tiền thủ quỹ tiến hành ký tên, đóng dấu xác nhận đã thu tiền.
Dựa vào phiếu thu đó thì kế toán thanh toán và phòng kế toán sẽ ghi vào sổ kế toán tổng hợp các khoản phải thu của khách hàng.
Theo đó, kế toán thanh toán thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thu tiền mặt gồm:
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt (hồ sơ kèm theo: séc, giấy lĩnh tiền, giấy báo nợ, phiếu thu tiền, bảng kê giao dịch ngân hàng)
- Thu tiền hoàn ứng của nhân viên công ty bằng tiền mặt (hồ sơ kèm theo: phiếu hoàn ứng, phiếu thu tiền)
- Thu tiền ứng trước của khách hàng bằng tiền mặt (hồ sơ kèm theo: hợp đồng/đơn hàng, phiếu thu tiền)
- Bán thành phẩm, hàng hóa chịu thuế GTGT thu bằng tiền mặt (hồ sơ kèm theo: Hợp đồng/đơn hàng, Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, chứng từ giao nhận, phiếu thu tiền)
- Thu hồi công nợ phải thu của khách hàng (hồ sơ kèm theo: phiếu thu tiền, biên bản đối chiếu công nợ)
* Căn cứ vào nghiệp vụ thu tiền mặt như rút tiền ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, thu từ bán hàng…, kế toán thanh toán tiến hành:
- Tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ phát sinh có liên quan đến việc thu tiền.
- Lập phiếu thu và trình ký với Kế toán trưởng, Giám đốc.
- Chuyển chứng từ cho thủ quỹ tiến hành thu tiền.
- Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu tiền mặt vào sổ sách kế toán.
- Cuối ngày thực hiện đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ của kế toán với sổ quỹ của thủ quỹ; thực hiện kiểm kê
III. Kế toán thanh toán quản lý các khoản chi của doanh nghiệp
Công việc của kế toán thanh toán còn quản lý các khoản chi của doanh nghiệp cụ thể bạn có thể nắm rõ hơn dưới đây.
- Kế toán thanh toán trực tiếp thực hiện các công việc thanh toán qua ngân hàng hay tiền mặt cho nhà cung cấp, đối chiếu công nợ, nhận hóa đơn, rà soát phiếu đề nghị thanh toán, lập các phiếu chi…
- Thực hiện các công việc nội bộ trong doanh nghiệp như trả lương cho nhân viên trong công ty, thanh toán các khoản tiền chi từ bên ngoài,..
- Thực hiện việc theo dõi những khoản tạm ứng trong doanh nghiệp.
- Lập các kế hoạch thanh toán với các nhà cung cấp theo tuần, theo tháng.
- Liên hệ với các nhà cung cấp khi có những vấn đề phát sinh liên quan.
3.1.Các nghiệp vụ của kế toán liên quan đến chi tiền mặt
- Rút tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng (hồ sơ kèm theo: phiếu chi tiền, Giấy báo có, giấy nộp tiền vào tài khoản, bảng kê giao dịch ngân hàng)
- Chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên công ty đi công tác (hồ sơ kèm theo: Giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi tiền)
- Đặt cọc, trả trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt (hồ sơ kèm theo: Hợp đồng/ Đơn hàng, Phiếu chi tiền)
- Chi tiền mua vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa nhập kho (hồ sơ kèm theo: Hợp đồng/ đơn hàng, phiếu giao hàng, phiếu chi tiền)
- Chi trả công nợ đến hạn cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa (hồ sơ kèm theo: phiếu chi tiền, biên bản đối chiếu công nợ)
- Chi trả tiền dịch vụ mua ngoài (Xăng dầu, cước dịch vụ viễn thông, điện, nước…) (hồ sơ kèm theo: Hóa đơn, phiếu chi tiền)
*Căn cứ vào các chứng từ thanh toán ở các bộ phận gửi về, kế toán thanh toán tiến hành:
- Tiếp nhận thủ tục thanh toán, kiểm tra bộ chứng từ thanh toán xem đã đầy đủ, hợp lý, hợp lệ và nội dung thanh toán đã đúng với quy chế tài chính của công ty chưa.
- Xét duyệt hồ sơ thanh toán.
- Tiến hành lập phiếu chi và trình ký với Kế toán trưởng, Giám đốc.
- Chuyển chứng từ cho thủ quỹ tiến hành thanh toán.
- Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi tiền mặt vào sổ sách kế toán.
- Cuối ngày thực hiện đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ của kế toán với sổ quỹ của thủ quỹ; thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt.
3.2. Các nghiệp vụ của kế toán liên quan đến chi tiền qua ngân hàng
- Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt (hồ sơ kèm theo: Séc/ Giấy lĩnh tiền/ giấy báo nợ, phiếu thu tiền, bảng kê giao dịch ngân hàng)
- Tạm ứng cho nhân viên công ty, chuyển tiền từ ngân hàng vào tài khoản cá nhân hoặc chi Séc (hồ sơ kèm theo: giấy đề nghị tạm ứng, giấy báo nợ)
- Đặt cọc, trả trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp bằng giao dịch chuyển khoản
(hồ sơ kèm theo: hợp đồng/đơn hàng, giấy báo nợ)
* Kế toán thực hiện nghiệp vụ theo quy trình sau:
- Chuẩn bị chứng từ thanh toán: Kế toán thanh toán lập ủy nhiệm chi (cho các khoản chuyển tiền) hoặc séc (khi rút tiền mặt).
- Trình ký và gửi chứng từ: Đưa chứng từ để Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt trước khi chuyển cho ngân hàng để thực hiện giao dịch.
- Thực hiện giao dịch ngân hàng: Gửi chứng từ cho ngân hàng để thực hiện các giao dịch chi tiền.
- Hạch toán chi tiền gửi ngân hàng: Ghi nhận các nghiệp vụ chi tiền gửi ngân hàng vào sổ sách kế toán.
- Đối chiếu và kiểm tra: Định kỳ (hàng ngày, hàng tuần hoặc cuối tháng), đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ tiền gửi ngân hàng và sổ phụ ngân hàng (sao kê tài khoản chi tiết) theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
3.4. Kế toán thanh toán thực hiện quản lý và theo dõi quỹ tiền mặt của doanh nghiệp
- Kế toán thanh toán sẽ cùng với thủ quỹ thực hiện việc thu – chi theo đúng quy định của pháp luật.
- Thực hiện công việc lập báo cáo, in các sổ sách tồn quỹ báo cáo lên ban giám đốc.
- Kết hợp với thủ quỹ để kiểm tra, đối chiếu tồn quỹ trong ngày., trong tháng.- Thứ năm, kiểm soát hoạt động thu ngân của doanh nghiệp.
- Tiếp nhận các chứng từ từ bộ phận thu ngân
- Đối chiếu, kiểm tra, rà soát về tính hợp lý của những chứng từ và hạch toán vào sổ sách kế toán
Thông qua các công việc mà kế toán thanh toán phải làm trong doanh nghiệp có thể thấy rằng kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, góp phần tạo nên thành công cho doanh nghiệp. Kế toán thanh toán thực hiện tốt sẽ hỗ trợ cho bộ phận kế toán công nợ của doanh nghiệp thu hồi nhanh các khoản nợ từ đó làm giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp trong việc điều phối dòng tiền vào ra. Trên đây là các thông tin liên quan đến công việc và nghiệp vụ của kế toán thanh toán mà MVA Quảng Ninh đã gửi đến mọi người. Những thông tin khác cần hỗ trợ vui lòng bình luận bên dưới bài viết. Xin cảm ơn!
